Para qué sirve pasar tus XML a Excel
Las facturas electrónicas llegan como archivos XML: uno por factura, con los datos dentro de etiquetas que no se pueden sumar ni filtrar a simple vista. Capturarlas a mano en una hoja de cálculo es lento y propenso a errores. Con un Excel consolidado puedes revisar en minutos las compras y ventas del mes, conciliar contra tus estados de cuenta, preparar la información para tus declaraciones o entregarle a tu contador un resumen ordenado.
Cómo convertir tus facturas XML a Excel
- Arrastra los XML a la zona de carga de arriba. Puedes soltar archivos sueltos o una carpeta completa.
- Opcional: escribe tu RFC para que cada factura se marque como emitida o recibida.
- Usa los filtros si solo quieres un tipo de comprobante, un rango de fechas o un proveedor en particular.
- Pulsa Descargar Excel. El archivo incluye las facturas que ves en la tabla, sin duplicados.
Columnas del Excel
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Emitida / recibida | Solo si escribiste tu RFC. |
| Fecha, tipo, serie, folio, UUID | Fecha de emisión con hora, tipo de comprobante (ingreso, egreso, nómina, pago, traslado) y folio fiscal. |
| RFC y nombre del emisor y del receptor | Tal como vienen en el XML. |
| Uso CFDI, método y forma de pago | Con la clave y su descripción del catálogo del SAT. |
| Moneda y tipo de cambio | Para identificar las facturas en otra moneda. |
| Subtotal, descuento, IVA trasladado, IEPS, IVA retenido, ISR retenido y total | En pesos (MXN), con formato numérico listo para sumar. |
| Total en moneda original | El total de la factura sin convertir. |
| Pagado (complemento de pago) | En los recibos de pago, el monto total pagado. |
| Versión y archivo | CFDI 4.0 o 3.3 y el nombre del archivo XML de origen. |
Cómo se calculan los totales
Las hojas de cálculo y muchos programas suman con números de punto flotante, y por eso a veces un total de miles de facturas no cuadra por un centavo. XMListo lee cada monto del XML como texto y lo suma con aritmética entera exacta. El valor que guarda en la fila de totales es esa suma exacta.
La fila de totales usa la función SUBTOTALES: si en Excel filtras la tabla (por ejemplo, solo ingresos o solo un proveedor), los totales se recalculan con las filas visibles. Ten en cuenta que los egresos (notas de crédito) se suman como cualquier otra factura; filtra por la columna Tipo para separarlos.
Las facturas repetidas (mismo UUID) se detectan y se excluyen del Excel y de los totales, para que no cuentes dos veces la misma operación. Los archivos dañados o que no son CFDI se listan aparte con el motivo.
Facturas en dólares y otras monedas
Cuando una factura está en dólares, euros u otra moneda, el XML trae el tipo de cambio que usó el emisor. XMListo multiplica cada monto por ese tipo de cambio para expresarlo en pesos y redondea solo al final. Si a una factura en moneda extranjera le falta el tipo de cambio, se marca con un aviso y queda fuera de las sumas en pesos en lugar de inventar un valor.
Recibos de pago y nómina
Los recibos electrónicos de pago (complemento de pagos) tienen subtotal y total en cero por diseño del SAT; por eso el Excel agrega la columna con el monto pagado. En los recibos de nómina, el ISR retenido al trabajador se toma del complemento de nómina y aparece en la columna de ISR retenido.
¿Necesitas además el PDF de alguna factura? Puedes convertir el XML a PDF desde la misma tabla con el botón PDF de cada fila.